Excel là một công cụ mạnh mẽ để quản lý và xử lý dữ liệu. Bên cạnh đó, Excel cung cấp hàng trăm hàm khác nhau giúp chúng ta dễ dàng tính toán và phân tích thông tin. Trong bài viết này, ITCuli.Net sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các hàm cơ bản trong Excel cùng một số lỗi thường gặp khi sử dụng.
Nội dung bài viết
I. Một Số Lỗi Thường Gặp Hàm Cơ Bản Trong Excel
Khi làm việc với Excel, đôi khi bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Dưới đây là những lỗi thường gặp và cách khắc phục chúng:
| Lỗi | Nguyên nhân |
|---|---|
| #DIV/0! | Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng |
| #NAME? | Sai tên hàm hoặc tham chiếu, hoặc thiếu dấu nháy |
| #N/A | Giá trị dò tìm không chính xác, thường xảy ra với các hàm VLOOKUP, HLOOKUP |
| #NUM! | Lỗi về giá trị kiểu số, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dương |
| #REF! | Tham chiếu bị lỗi, do ô tham chiếu trong hàm đã bị xóa |
| #VALUE! | Công thức có chứa kiểu dữ liệu không đúng |
II. Các Hàm Thống Kê Cơ Bản Trong Excel
1.1. Hàm AVERAGE (Tính giá trị trung bình)
- Cú pháp:
AVERAGE(number1, [number2],…) - Ví dụ: Để tính điểm trung bình của các học sinh, bạn sử dụng công thức:
=AVERAGE(D4:I4)
1.2. Hàm COUNT (Đếm số ô có chứa số)
- Cú pháp:
COUNT(value1, [value2], …) - Ví dụ: Muốn đếm xem bao nhiêu học sinh có điểm số, bạn sử dụng:
=COUNT(D4:D10)
1.3. Hàm COUNTA (Đếm số ô có chứa giá trị)
- Cú pháp:
COUNTA(value1, [value2], …) - Ví dụ: Muốn đếm xem có bao nhiêu ô đã nhập dữ liệu (cả số và chữ):
=COUNTA(C3:C9)
1.4. Hàm COUNTBLANK (Đếm số ô trống)
- Cú pháp:
COUNTBLANK(range) - Ví dụ: Để đếm số học sinh chưa nhập điểm:
=COUNTBLANK(B4:D10)
1.5. Hàm SUM (Tính tổng)
- Cú pháp:
SUM(number1, [number2], …) - Ví dụ: Để tính tổng điểm của tất cả học sinh:
=SUM(C5:E5)
III. Các Hàm Cơ Bản Về Chuỗi
2.1. Hàm LEFT (Lấy ký tự bên trái chuỗi)
- Cú pháp:
LEFT(text, n) - Ví dụ: Để lấy 5 ký tự đầu tiên từ ô A1:
=LEFT(A1, 5)
2.2. Hàm RIGHT (Lấy ký tự bên phải chuỗi)
- Cú pháp:
RIGHT(text, n) - Ví dụ: Để lấy 4 ký tự cuối cùng từ ô A1:
=RIGHT(A1, 4)
2.3. Hàm MID (Lấy ký tự từ giữa chuỗi)
- Cú pháp:
MID(text, start_num, num_chars) - Ví dụ: Để lấy 3 ký tự bắt đầu từ ký tự thứ 2 của chuỗi trong ô A1:
=MID(A1, 2, 3)
IV. Các Hàm Logic Cơ Bản Trong Excel
4.1. Hàm IF (Kiểm tra điều kiện)
- Cú pháp:
IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) - Ví dụ: Nếu tổng điểm của học sinh ≥ 15, trả về “Đạt”, ngược lại trả về “Không Đạt”:
=IF(B2>=15, "Đạt", "Không Đạt")
4.2. Hàm AND (Kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc)
- Cú pháp:
AND(logical1, [logical2], …) - Ví dụ: Chúng ta muốn phân lớp cho học sinh là Lớp A nếu điểm tổng 3 môn thi tuyển >=15 và điểm môn toán >=8, ngược lại là Lớp B, chúng ta làm như sau:
=IF(AND(G5>=15, D5>=8),"Lớp A","Lớp B")
4.3. Hàm OR (Kiểm tra ít nhất một điều kiện đúng)
- Cú pháp:
OR(logical1, [logical2], …) - Ví dụ: Để kiểm tra học sinh có đạt điểm tổng hoặc điểm Toán:
=OR(B2>=15, C2>=8)
V. Các Hàm Dò Tìm Dữ Liệu
5.1. Hàm VLOOKUP (Dò tìm theo chiều dọc)
- Cú pháp:
VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) - Ví dụ: Dò tìm mã nhân viên và lấy thông tin từ bảng Phòng ban:
=VLOOKUP(A2, $D$2:$E$10, 2, 0)
5.2. Hàm HLOOKUP (Dò tìm theo chiều ngang)
- Cú pháp:
HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) - Ví dụ: Dò tìm mã chức vụ và lấy thông tin phụ cấp từ bảng Phụ cấp chức vụ:
=HLOOKUP(A2, $B$1:$D$3, 2, 0)
Kết Luận
Bài viết trên đã giới thiệu về một số hàm cơ bản trong Excel bao gồm các hàm thống kê, chuỗi và logic. Hy vọng bạn đã có thể áp dụng thành thạo những hàm này vào công việc hằng ngày. Đừng quên ghé thăm ITCuli.Net để cập nhật thêm nhiều thủ thuật Excel hữu ích khác!